Die ePA erleichtert den Austausch medizinischer Informationen, bringt im Praxisalltag aber typische Risiken mit sich. Kleine Unsauberkeiten bei Einwilligungen, Rollenverteilung oder Kommunikation können dazu führen, dass Daten anders genutzt werden als beabsichtigt. Eine klare Organisation hilft, diese Fehler zu vermeiden.
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Die ePA bringt klare Strukturen für den Austausch medizinischer Daten mit sich. Damit Datenschutz und Arbeitsabläufe verlässlich funktionieren, kommt es jedoch auf eine präzise Umsetzung im Praxisalltag an. Gerade dort entstehen typische Fehlerquellen, die sich mit einfachen organisatorischen Maßnahmen vermeiden lassen.
1. Unklare Einwilligungsprozesse in Praxen
Besonders fehleranfällig ist der Umgang mit sensiblen Informationen. Viele Patientinnen und Patienten möchten bestimmte Inhalte nicht in der ePA sehen, etwa psychiatrische Befunde, suchtmedizinische Angaben, sozialmedizinische Hintergründe, genetische Ergebnisse oder sexualmedizinische Diagnostik. Sie können solche Einträge ablehnen. Praxen müssen vor dem Upload kurz informieren, welche Daten eingestellt werden sollen und welche Bedeutung das hat. Wird dieser Hinweis ausgelassen oder ein Widerspruch nicht dokumentiert, entstehen Situationen, in denen unbeabsichtigt besonders kritische Daten eingestellt werden.
Beispiel:
Eine Patientin lehnt ab, dass ein Bericht mit Hinweisen auf depressive Episoden in der ePA erscheint. Der Vermerk wird nicht im System hinterlegt. Beim nächsten Besuch lädt eine Mitarbeiterin den Bericht hoch, weil keine Einschränkungen ersichtlich sind.
Lösung:
Sensible Inhalte klar markieren und vor jedem Upload prüfen, ob Einschränkungen bestehen. Widersprüche und Ausschlüsse sofort dokumentieren, damit alle Mitarbeitenden denselben Stand haben. Eine kurze Information vor dem Einstellen des Dokuments genügt, um die Pflicht zu erfüllen und Missverständnisse zu vermeiden.
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2. Ungenaues Rollen- und Rechtemanagement im Alltag
Im Praxisbetrieb entstehen häufig Unschärfen bei der Zuordnung von Aufgaben und Zugriffsrechten. Mitarbeitende greifen auf Funktionen zu, die sie im konkreten Ablauf nicht benötigen, oder laden Unterlagen ein, ohne dass klar ist, wer dafür verantwortlich ist. Solche Situationen führen dazu, dass Dokumente ohne ausreichende Prüfung in der ePA landen oder wichtige Schritte doppelt ausgeführt werden. Gerade in Stoßzeiten fehlt oft die klare Linie, wer welchen Schritt übernimmt.
Beispiel:
Eine MFA geht davon aus, dass sie Befunde eigenständig einstellen darf, weil sie dies früher schon übernommen hat. In der aktuellen Praxisorganisation soll der Upload jedoch vorab ärztlich freigegeben werden. Da der Ablauf nicht klar kommuniziert wurde, erscheint der Eintrag ohne Prüfung in der ePA.
Lösung:
Zugriffsrechte in der Praxissoftware eindeutig festlegen und die Verantwortlichkeiten schriftlich hinterlegen. Kurzschritte definieren: Wer prüft den Inhalt, wer stellt ein, wer führt die finale Kontrolle durch. Neue Mitarbeitende sollten den Ablauf zu Beginn erläutert bekommen, damit keine Grauzonen entstehen.
3. Unsaubere Abläufe beim Befüllen der Akte
Im Arbeitsalltag kommt es leicht zu Fehlern, wenn Dokumente schnell abgelegt oder mehrere Vorgänge parallel bearbeitet werden. Häufige Probleme sind falsch benannte Dateien, doppelte Uploads oder Einträge, die versehentlich einer falschen Behandlung zugeordnet werden. Solche Unsauberkeiten erschweren später die Orientierung in der ePA und können zu falschen Schlussfolgerungen führen, wenn Behandelnde auf unvollständige oder missverständlich platzierte Informationen stoße
Beispiel:
Zwei Befunde treffen kurz hintereinander ein. Beide werden mit ähnlichen Dateinamen gespeichert. Beim Hochladen wird versehentlich der ältere Befund gewählt, während der aktuelle nur lokal abgelegt bleibt.
Lösung:
Klare interne Regeln festlegen: einheitliche Dateibenennung, kurze Sichtprüfung vor dem Upload, Zuordnung zur passenden Behandlung oder Episode. Idealerweise prüft eine zweite Person stichprobenartig die Aktualität der Einträge, um Verwechslungen schnell zu erkennen.
4. Mangelhafte Schulung des Personals
Fehler entstehen oft, weil Mitarbeitende die Funktionen der ePA nur oberflächlich kennen oder selten anwenden. Dadurch wird nicht immer erkannt, welche Schritte verpflichtend sind, welche Hinweise gegeben werden müssen und wie Einschränkungen der Patienten zu handhaben sind. Unsicherheiten führen dazu, dass Uploads ausgelassen, falsch ausgeführt oder nicht ausreichend dokumentiert werden.
Beispiel:
Eine neue Mitarbeiterin weiß nicht, dass vor dem Einstellen bestimmter Dokumente eine kurze Information an den Patienten erforderlich ist. Sie lädt mehrere Befunde hoch, ohne dies abzustimmen, weil sie die entsprechende Vorgabe nicht kennt.
Lösung:
Regelmäßige Kurzschulungen einplanen und neue Mitarbeitende direkt zu Beginn einweisen. Für seltene Tätigkeiten eine kompakte Checkliste bereitstellen, damit alle Abläufe nachvollziehbar bleiben. Ein fester Ansprechpunkt in der Praxis kann Fragen schnell klären und verhindert wiederkehrende Fehler.
5. Fehlerhafte Kommunikation mit Patienten
Missverständnisse entstehen häufig, wenn unklar bleibt, welche Inhalte in der ePA landen, wie lange sie sichtbar sind und wer Zugriff hat. Viele Patienten kennen nur Teile der Funktionen und verlassen sich auf mündliche Erläuterungen. Werden Informationen zu knapp oder unpräzise vermittelt, können Ablehnungen oder Einschränkungen übersehen werden. Das führt später zu Irritationen oder Korrekturaufwand.
Beispiel:
Ein Patient geht davon aus, dass ein Bericht nur für den aktuellen Arzt sichtbar ist. Tatsächlich wird er für weitere Behandelnde freigegeben. Da der Ablauf nicht erklärt wurde, ist der Patient irritiert, als ein anderer Facharzt auf den Eintrag Bezug nimmt.
Lösung:
Kurz und klar erklären, welche Daten eingestellt werden, wer sie sehen kann und welche Einschränkungen möglich sind. Keine langen technischen Erklärungen, sondern konkrete Hinweise zum jeweiligen Dokument. Entscheidungen des Patienten unmittelbar dokumentieren, damit der Ablauf für alle nachvollziehbar bleibt.
Fazit
Viele Datenschutzprobleme entstehen nicht durch die Technik, sondern durch unklare Abläufe und fehlende Abstimmungen im Alltag. Ein strukturiertes Vorgehen beim Befüllen der ePA, klare Verantwortlichkeiten und eine präzise Kommunikation mit den Patienten reduzieren Fehler deutlich. Mit einfachen organisatorischen Maßnahmen bleibt die Akte zuverlässig und nachvollziehbar.
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