Die Clean Desk Policy bietet eine effektive Lösung zur Verbesserung des Datenschutzes in Arztpraxen. Eine ordentlich aufgeräumte Arbeitsumgebung kann die Sicherheit von Patientendaten erhöhen. In unserem Leitfaden finden Sie Tipps für die Umsetzung.
Die Clean Desk Policy (CDP), eine Regelung für einen ordentlichen Schreibtisch, ist mehr als nur ein Mittel zur Aufrechterhaltung der Sauberkeit am Arbeitsplatz. Sie ist ein effektiver Weg, um die Datensicherheit zu gewährleisten und die Produktivität zu steigern.
Am Ende des Tages soll der Schreibtisch leer sein
Die CDP legt fest, wie ein Schreibtisch am Ende des Arbeitstages oder beim Verlassen des Raumes aussehen sollte – nämlich leer. Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile, die über die Ästhetik hinausgehen. Ein klar strukturierter Schreibtisch kann die Ablenkungen minimieren, die Produktivität der Mitarbeiter steigern – und gleichzeitig den Datenschutz verbessern. Gerade in Arztpraxen kann es zum Problem werden, wenn sensible Daten einsehbar sind. Dies könnte unbeabsichtigt zu einem Datenschutzverstoß führen und meldepflichtig bei der Aufsichtsbehörde werden.
Eine CDP kann mit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden oder wird über eine CDP-Richtlinie implementiert. Darüber hinaus ist eine CDP unerlässlich, wenn eine Arztpraxis ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) nach ISO 27001 einführen möchte.Obwohl die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) keinen speziellen Abschnitt zur Clean Desk Policy enthält, sollte sie als Teil eines effektiven Datenschutzkonzepts in Arztpraxen eingeführt werden.
Die Implementierung einer Clean Desk Policy
Die genauen Umsetzungsdetails einer Clean Desk Policy können variieren, abhängig von den spezifischen Anforderungen und dem Kontext. Daher sollte eine gründliche Überprüfung und Anpassung des Konzepts erfolgen, bevor es implementiert wird. Die Implementierung einer Clean Desk Policy in einer Arztpraxis könnte folgendermaßen aussehen:
- Sensible Dokumente: Patientenakten und andere sensible Dokumente sollten nur bei Bedarf und nicht vorsorglich auf dem Schreibtisch liegen. Diese Dokumente sollten sofort nach Gebrauch wieder sicher verstaut werden, um den Schutz der Patientendaten zu gewährleisten.
- Schreibtisch am Ende des Tages: Am Ende des Arbeitstages oder beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollten alle Schreibtische und Arbeitsbereiche leer und aufgeräumt sein. Dies gilt für alle Mitarbeiter, einschließlich Ärzte, medizinische Fachangestellte und Verwaltungsmitarbeiter.
- Gesicherte Aufbewahrung: Es sollte ein sicheres System für die Aufbewahrung von Patientenakten und anderen sensiblen Informationen vorhanden sein. Dies könnte Schränke mit Schlössern, verschlüsselte digitale Speicher oder andere geeignete Methoden beinhalten.
- Datenschutzschulung: Alle Mitarbeiter sollten regelmäßig über Datenschutzrichtlinien und -praktiken, einschließlich der Clean Desk Policy, geschult werden.
- Zugangsbeschränkungen: Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu Bereichen haben, in denen sensible Informationen gespeichert oder verarbeitet werden. Dies könnte durch physische Zugangskontrollen oder digitale Zugriffsrechte erreicht werden.
- Besucher- und Patientenbereiche: Besondere Aufmerksamkeit sollte Bereichen gewidmet werden, in denen Besucher oder Patienten Zugang haben. In diesen Bereichen sollte besonders darauf geachtet werden, dass keine sensiblen Informationen sichtbar oder zugänglich sind.
- Überprüfung und Einhaltung: Es sollte ein System zur Überprüfung der Einhaltung der Clean Desk Policy geben, und Verstöße sollten angemessen behandelt werden.
Beratung im Datenschutz
Gerne beraten wir Sie hierzu und zu weiteren Themen im Datenschutz für Arztpraxen. Sprechen Sie uns als Datenschutzbeauftragter für Arzpraxen an. Sie erreichen uns unter 0511/37388134 oder per Mail über datenschutzbeauftragter@datenschutzundgesundheit.de. Wir freuen auf Ihre Anfrage.
