Datenschutz im Bewerbungsverfahren in der Apotheke – DSGVO und BDSG

Auch im Bewerbungsverfahren werden personenbezogene Daten verarbeitet. Wir erklären Ihnen, was Sie beim Datenschutz in Ihrer Apotheke beim Bewerbungsverfahren beachten müssen. Gerne beraten wir Sie hierzu auch als externer Datenschutzbeauftragter für Apotheken.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Apotheken oft gar nicht so leicht, eine freigewordene Stelle neu zu besetzen. Wenn die ersten Bewerbungen eingehen, ist die Freude umso größer. Apotheken sollten dabei allerdings nicht vergessen, dass bei jeder Bewerbung auch personenbezogene Daten verarbeitet werden und dabei die Datenschutzregeln aus der Datenschutzgrundverordung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gelten. Zu den personenbezogenen Daten in der Bewerbung zählen unter anderem die Anschrift des Bewerbers, Angaben zum Lebenslauf, aber auch Hobbys, die dort genannt werden.

Informationspflicht spätestens nach Eingang der Bewerbung

Die Apotheke hat gegenüber den Bewerbern eine datenschutzrechtliche Informationspflicht. Wenn die freie Stelle auf der eigenen Apotheken-Webseite ausgeschrieben ist, sollte hier schon über die Datenerhebung informiert werden. Es gilt Artikel 13 DS-GVO. Zu den hier vorgeschrieben Informationen gehören der Name und die Kontaktdaten des im Betrieb für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, der Zweck und die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, die Speicherdauer der Daten, das Recht auf Auskunft und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Wenn der Bewerber sich über einen anderen Weg als das Internet bei der Apotheke bewirbt, muss er spätestens nach der Kontaktaufnahme informiert werden.

Keine gesonderte Einwilligung des Bewerbers erforderlich

Die Verarbeitung ist durch das berechtigte Interesse der Apotheke gedeckt. Anders wäre ein Bewerbungsverfahren auch nicht denkbar. Deshalb braucht die Apotheke von dem Bewerber auch keine Einwilligung in die Verarbeitung seiner Daten. Aber: Wenn die Apotheke die Bewerberdaten in einem späteren Verfahren wieder nutzen möchte, zum Beispiel, weil es einen Bewerberpool anlegen möchte, dann ist eine explizite Einwilligung nötig. Dabei muss aber darauf geachtet werden, dass der Bewerber darüber informiert wird, dass er die Einwilligung widerrufen kann.

Nur wer unmittelbar mit der Auswahl des Bewerbers zu tun hat, darf auch in die Unterlagen sehen

Die Apotheke muss den Kreis, der Einsicht in die Bewerbung hat, auf diejenigen Personen begrenzen, die mit der Auswahl des Bewerbers zu tun haben. Alle Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, für Bewerbungen eine eigene E-Mail-Adresse anzulegen, auf die nur zuständige Mitarbeiter Zugriff haben. Wenn trotzdem eine Bewerbung im allgemeinen Postfach eingeht, sollten Mitarbeiter wissen, wie mit diesen Bewerbungen umgegangen werden sollte: Die E-Mail sollte umgehend an die zuständige Person in der Apotheke weitergeleitet werden. Danach sollte sie aus dem allgemeinen Postfach gelöscht werden.

Bewerbungsunterlagen können sechs Monate aufbewahrt werden

In der Regel dürfen die Unterlagen bis zu sechs Monaten aufbewahrt werden. Dadurch soll es Arbeitgebern ermöglicht werden, sich etwa gegen den Vorwurf eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Die Bewerbungsunterlagen sollten danach entweder an den Bewerber zurückgeschickt werden, oder gegebenenfalls vernichtet oder gelöscht werden. Für die Vernichtung gilt: Die Akte darf sich nicht wiederherstellen lassen. Bei digitalen Vorgängen ist zu beachten, dass ein einfaches Löschen aus dem digitalen Papierkorb nicht reicht, da sich die Daten trotzdem wiederherstellen lassen. Hier sollten entsprechende Programme verwendet werden, die eine Datenwiederherstellung verhindern.

Im Bewerbungsgespräch: Verbotene Fragen

Grundsätzlich hat die Apotheke gegenüber dem Bewerber oder der Bewerberin ein Fragerecht. Das bezieht sich aber nur auf Fragen, die für die Einstellungsentscheidung relevant und erforderlich sind. Generell unzulässig sind Fragen nach dem Familienstand, nach einer Schwangerschaft, nach dem Glauben oder der politischen Überzeugung.

Beratung zum Datenschutz

Gerne beraten wir Sie hierzu und zu weiteren Themen im Datenschutz in der Apotheke. Sprechen Sie uns als externe Datenschutzbeauftragte für Apotheken an. Sie erreichen uns unter 0511/37388134 oder per Mail über datenschutzbeauftragter@datenschutzundgesundheit.de. Wir freuen auf Ihre Anfrage.

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