Arztpraxen versenden in vielen Situationen sensible Dokumente. Dazu gehören Befunde, Laborwerte, Arztbriefe oder Abrechnungsunterlagen. Solche Daten dürfen nicht ungeschützt per E-Mail verschickt werden. Wir stellen Ihnen zwei einfache, kostenlose Tools vor, mit denen Sie PDFs mit Gesundheitsdaten für den sicheren Versand verschlüsseln können.
Möglichkeit 1: PDF mit PDF24 verschlüsseln
Mit dem kostenlosen Programm PDF24 können Sie PDF Dateien lokal auf Ihrem Computer verschlüsseln. Wichtig: Nutzen Sie bitte nicht die Online Version. Laden Sie PDF24 herunter und installieren Sie das Programm auf einem Praxisrechner. So bleiben die Dokumente in Ihrer Praxisumgebung. Nach dem Öffnen von PDF24 wählen Sie die Funktion „PDF schützen“. Anschließend vergeben Sie zwei Passwörter: ein Passwort für den Empfänger und ein eigenes Passwort. Als Empfängerpasswort kann, wie intern besprochen, zum Beispiel das Geburtsdatum des Patienten verwendet werden.
PDF24 erstellt anschließend eine verschlüsselte Kopie des Originaldokuments. Das Original bleibt unverändert.
Menü zur Datei öffnen (rechter Mausklick). PDF24 auswählen.
PDF schützen auswählen
Passwort zum Öffnen und Passwort zum Verschlüsseln auswählen
PDF24 erstellt eine Passwort geschützte Kopie.
Der Nachteil: Die PDF bleibt dauerhaft verschlüsselt. Der Empfänger muss das Passwort jedes Mal erneut eingeben, wenn er das Dokument öffnet.
Möglichkeit 2: PDF mit 7 Zip als ZIP Datei schützen
Alternativ kann die PDF Datei in ein passwortgeschütztes ZIP Archiv gepackt werden. Dafür eignet sich das kostenlose Programm 7 Zip.
Menü zur Datei öffnen (rechter Mausklick). 7-Zip auswählen. Zu einem Archiv hinzufügen auswählen.
Archivformat: ZIP. Passwort vergeben und bestätigen. Auf OK drücken.
Extrahieren nach Eingabe des Passworts.
Der Vorteil: Der Empfänger gibt das Passwort nur einmal beim Entpacken ein. Danach kann die PDF Datei ohne weitere Passworteingabe geöffnet werden.
Welche Lösung passt für Arztpraxen?
Für einzelne oder gelegentliche E Mail Sendungen sind PDF24 und 7 Zip praktikable Lösungen.
PDF24 eignet sich, wenn das Dokument dauerhaft geschützt bleiben soll. 7 Zip ist sinnvoll, wenn der Empfänger die Datei nach dem Entpacken einfacher weiterverwenden soll.
Wenn Ihre Praxis häufig vertrauliche Dokumente per E Mail verschickt, sollte eine Lösung über das Praxisverwaltungssystem geprüft werden. Sprechen Sie hierzu Ihren IT Dienstleister an. Je nach System kann der Versand abgesichert und die Passwortvergabe automatisiert werden.
Professionelle Unterstützung für Arztpraxen
Wir beraten Arztpraxen zu allen Fragen des Datenschutzes – von der Webseite bis zur rechtssicheren Dokumentation.
